情報公開Q＆A
Q1.公文書開示制度は、県の全ての機関で実施されるのですか？
平成１４年４月１日から新たに公安委員会と警察本部長が実施機関となりましたので、全ての機関で公文書開示制度が実施されることになります。
Q2.開示の対象となる公文書はどのような文書ですか？
実施機関の職員が、職務上作成又は取得した文書、図画、写真、電磁的記録であって、組織的に用いるものとして、実施機関において管理している文書です。
Q3.警察が持っている公文書は全て対象となるのですか？
平成１３年４月１日以後に作成、取得した公文書はすべて対象となります。
また、平成１３年３月３１日以前に作成、取得した公文書であっても、保存期間が永年の文書は対象となります。
ただし、刑事訴訟に関する書類や押収物については対象外となります。
Q4.開示請求はどのように行うのですか？
開示請求は、「公文書開示請求書」を提出して行います。この場合郵送及びファクシミリでの提出はできますが、電話や口頭による開示請求は認められません。
また、電子メールでの請求も当分の間はできません。
Q5.開示請求書の提出先はどこですか？
警察本部庁舎１階に「情報公開コーナー」を設置しています。請求書は、すべて情報公開コーナーで受け付けます。
Q6.誰でも請求できるのですか？
「何人も」開示請求することができます。従って、県外に居住している方や外国人の方も可能となっています。
Q7.公文書の特定はどのように行うのですか？
公文書を特定するための資料として、情報公開コーナーに公文書目録を備えます。
しかし、実際には「○○について知りたい」というような請求が多いと考えられますので、公文書目録から公文書を特定することは難しい面もあります。
そのため、情報公開コーナーでは、請求者からの相談に応じながら必要があれば担当課への問い合わせや担当課の職員の立会を求め、公文書を特定することになります。
Q8.開示の決定は誰が行うのですか？
開示等の決定は、公安委員会及び警察本部長が行うこととなります。
Q9.開示の方法はどのように行われるのですか？
開示する公文書は、あらかじめお知らせした日時・場所で閲覧又は写しの交付等によって行います。お知らせする方法は「公文書開示決定通知書」により文書にて行います。
Q10.内容は全て公開されるのですか？
公文書は原則開示とされていますが、非開示情報が記録されている公文書は非開示情報について開示できないことになっています。
Q11.非開示情報とはどのようなものですか？
下記に説明する、法令秘に関する情報、個人に関する情報、事業活動に関する情報、公共の安全等に関する情報、生命等の保護に関する情報、事務事業に関する情報、任意に提供された情報が非開示情報と呼ばれているもので、これらの情報に関しては非開示となります。
《法令秘に関する情報》
指定統計調査表など法令、条例等で非開示とされている情報
《個人に関する情報》
所得、経歴、家族状況などの個人に関する情報
《事業活動に関する情報》
生産技術、営業、経理などの情報で、開示することにより、法人等の正当な利益を害する情報
《公共の安全等に関する情報》
開示することにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査、公訴の維持刑の執行その他の公共の安全と秩序の維持に支障を生ずるおそれのある情報
《生命等の保護に関する情報》
公共の安全等に関する情報に該当しない、人の生命、身体、財産等の保護に支障を生ずるおそれのある情報
《事務事業に関する情報》
試験問題や取締り計画など事前に開示することにより、事務事業を実施する目的を失わせることが明らかな情報
審議、調査、研究などの意思決定に支障を生ずることが明らかな情報
法令等により国の機関が行う指示等で、公表してはならない旨の明示があるなど、開示することにより、国等との協力関係が損なわれることが明らかな情報
《任意に提供された情報》
合理的な約束により、開示しないことを条件として任意に提供された情報で、開示することにより、情報提供者との協力関係が損なわれることが明らかな情報
Q12.開示が決定されるまでには何日かかりますか？
請求書を受理した日から１５日以内に決定しなければなりません。
この場合、やむを得ない理由により期間を延長することもありますが、いずれの場合も請求者に対して文書で通知することとなっています。
Q13.閲覧等はどこで行うのですか？
原則として警察本部庁舎１階に設置する情報公開コーナーで行うことになります。
Q14.非開示情報が一部記録されている公文書の開示はどのように扱うのですか？
原則としては、非開示事項に該当する情報を除いて開示することになります。これを公文書の部分開示といいます。
Q15.具体的な公文書の部分開示はどのような方法で行うのですか？
開示部分と非開示部分が別のページに記載されている場合で取り外しができるものは、非開示部分が記載されているページを取り外して開示部分のみを閲覧させる場合と取り外しができないものは、開示部分が記載されているページを複写したもの、又は、非開示部分を袋で覆ったものを閲覧させる場合があります。
また、開示部分と非開示部分が同一ページに記載されている場合は非開示部分を遮へい物で覆って複写したものを閲覧させる場合と該当するページをすべて複写し、非開示部分をマジック等で消してそれを再度複写したものを閲覧させる場合があります。
Q16.公文書は開示できるものと非開示のものとに分けて、別々に管理してもいいのですか？
公文書の管理の仕方を開示できるものと非開示のものとを別々に管理する必要はありません。
開示・非開示の公文書とも一緒に一つの簿冊として管理して下さい。
開示請求があった場合は、簿冊単位で判断するのではなく、件名ごとに判断しますし、厳密には１ページごとに開示するかどうかを判断することが多いと思われます。
Q17.開示請求の手続はどのようになっているのですか？
開示請求は「公文書開示請求書」という定められた書類を提出して行うことになっています。従って、電話や口頭による開示請求は認められていません。
Q18.開示の請求の受付はどこで行うのですか？
警察本部庁舎１階に「情報公開コーナー」を設置しており、ここで開示請求を受け付けます。
Q19.非開示である個人情報について、その本人から開示請求があれば開示できるのですか？
非開示事項は、請求者が誰であろうと一律に適用されることを前提としています。
従って、個人情報が記録されている公文書は、その本人にも非開示となります。
なお、このことは情報提供の方法で、その本人に情報を公開することまで禁止しているものではありません。
Q20.公文書の開示に費用は必要ですか？
開示する公文書の閲覧には費用は必要ありません。
ただし、公文書の写しを希望される場合は、写し１枚につき１０円（白黒Ａ３までの大きさ）を交付に要する費用として徴収することになっています。
Q21.非開示等の処分に対して、不服がある場合はどのようにすればいいのですか？
請求者は非開示等の処分に関して不服がある場合は、審査請求書又は異議申立書を提出して、不服申立てを行うことができます。
Q22.不服申立があった場合の手続きはどうなるのですか？
警察が行った非開示処分に対する不服申立てがあった場合、公安委員会は行政不服審査法に則った手続きに加えて、知事の附属機関である「公文書開示審査会」に諮問し、その答申を尊重して、不服申立てに対する裁決又は決定を行うことになっています。
Q23.警察署で開示請求書の受付ができるのですか？
警察署でも受け付けはできますが、警察署で受け付けた請求書は全て情報公開コーナーに送付等されることとなっており、正式な受理としては情報公開コーナーが行います。
Q24.開示請求書はどこにあるのですか？
公文書開示請求書は情報公開コーナーや各警察署にあり、この他、高知県警察のホームページに情報公開のページを開設しており、ホームページ上からダウンロードもできるようになっています。
Q25.公文書開示請求があった場合、請求に対応しやすいように既存の文書を加工して、新たに文書を作成する必要があるのですか？
公文書開示制度では、開示請求に対してあるがままの公文書で対応することとなっています。
したがって、既存の文書を加工して新たな文書を作成する義務もないかわりに、既存の文書を加工することも認められません。
なお、制度上の義務という観点から離れて、情報提供の形で分かりやすく加工した文書を提供することは意義のあることと思います。